A digitalizáció elkerülhetetlen a vállalati dokumentumkezelésben a Xerox szakértője szerint
A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a dokumentumkezelésben a kis-és középvállalkozásoknál – véli a Xerox kkv-s szakértője, Darren Cassidy, aki szerint mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.
Egyre többen eszmélnek rá arra, a kkv szektoron belül is, hogy a papírigényes folyamatok mérséklésével a vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el. Ez fontos felismerés, azonban nem mindegy, hogyan menedzselik ezt az átalakítást a cégek házon belül. Hiszen csak a kinyomtatott papírok mennyiségi korlátozásával nem gyorsulnak fel a folyamatok, és a kiadások sem csappannak meg számottevően – hangsúlyozza a Xerox szakértője. Cassidy szerint muszáj komplexen kezelni a digitális transzformációt és sokkal inkább a papíralapú folyamatok, valamint a digitális munkamenet egyensúlyának megteremtésére érdemes törekedni. A nyomtatók számának optimalizálása mellett az automatizált digitális munkafolyamatok kialakítására kell összpontosítani. Ez utóbbiakkal a produktivitás szignifikánsan növelhető, aminek köszönhetően a vállalkozások jövedelmezősége is gyarapszik.
Mindehhez érdemes a vállalkozásoknak szakértő partnert segítségül hívniuk, amely felmérve az igényeket, kialakítja a cégre szabott vállalati dokumentumkezelési rendszert. A Xerox legutóbbi, több mint ezer amerikai és európai vállalat körében végzett kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek az optimalizált nyomtatási rendszer működtetését lehetővé tevő menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül. „Nem kétséges, hogy jelenleg az MPS a legegyszerűbb módja a vállalati nyomtatási környezet racionalizálásának, és ezzel együtt a költséghatékony, biztonságos dokumentum menedzsment folyamatok megteremtésének.” – mondja Darren Cassidy.
A digitalizáció óriási előnye, hogy a dokumentumok egyszerre többek számára elérhetővé válnak és ezzel párhuzamosan a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzése is felgyorsul, kiiktatva a lassú és drága manuális műveleteket, vagy a biztonsági kockázatokat. Utóbbi kapcsán a Xerox szakértője úgy látja, hogy a digitalizált dokumentumok védelme ma már a lehető legmagasabb színvonalon megoldható, szemben a kinyomtatott anyagokéval. A Xerox-nál a proaktív adatvédelemmel ellátott, Cisco és McAfee technológián alapuló megoldásokkal többek között megelőzhetőek a jogosulatlan hozzáférések, kiszűrhetőek a vírus-és egyéb károkozók fenyegetései, titkosíthatóak az adatátvitelek a többfunkciós nyomtatók és a külső tárhelyről működő levelezőszerverek között, illetve a felhasználók által használt dokumentumok, fájlok is.
Mindezek kiterjeszthetőek a mobil eszközökre is, miután a jelenlegi trendek szerint egyre jellemzőbbé válik, hogy a dolgozók már nem csupán az irodában ülve végzik el a feladataikat, hanem akár utazás közben, vagy éppen egy másik helyszínen zajló tárgyalás előtt. Ennek megfelelően a Xerox várakozásai szerint az elkövetkező időkben dinamikusan bővül a mobil nyomtatást használók köre is, akik számára a mobil nyomtatási szolgáltatások kiemelt fontosságúvá válnak a munkájuk gördülékeny menedzselése érdekében.
Kapcsolódó cikkek
- Jelentős fejlesztések a digitális gazdaságban
- Új felsővezetőkkel vág neki a jövő évnek az átalakuló Xerox
- Az edukáció revolúciója
- Szupergyors hordozható üzleti szkennerek
- A HP a világ legbiztonságosabb menedzselt nyomtatási szolgáltatását fejleszti
- IT szakemberek ingyenes képzése a digitális transzformáció kapcsán a Microsoftnál
- Így spórolhatna milliárdokat a magyar közigazgatás
- Új alapokra helyezi a kis irodák dokumentumkezelési rendszerét a Xerox
- A legtöbb vállalat örökre elbúcsúzna a papírhasználattól
- Minden közösségi mutatóján javított a Xerox az elmúlt évben
Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI
Újra a megszokott mederben a FoxPost, levonult a szökőárszerű terhelés
A FoxPost felszámolta azt a Maglódon felállított ideiglenes csomagautomatát, amely az elmúlt hetek rendkívüli terheléshullámának kezelésére szolgált, egyidejűleg megszüntették a további rendkívüli intézkedéseket is. A döntésre azért került sor, mert a probléma megszűnt és a működés ismét a szokott mederben folyik. Ezzel egyidőben a vállalat több száz új csomagautomata telepítésébe kezdett országszerte.
Még mindig rengeteg ügyfél bankol ezzel a világelső, de drága magyar találmánnyal
A Magyar Nemzeti Bank (MNB) 2024. februári adatai szerint a számlavezetés során a bankok felé kifizetett díjak 15 százalékát teszik ki az SMS szolgáltatások. Bár a jegybank nyolcezer forint közelébe becsülte az SMS-ekre fordított éves átlagos ügyfélköltséget, a BiztosDöntés.hu szerint ez a költség még ennél nagyobb is lehet. Pedig ma már a legtöbb banknál létezik erre egy ingyenes alternatíva, melyre könnyen át lehet állni.