A dokumentumok kezelése mindennapos frusztráció az irodában

forrás: Prím Online, 2021. június 22. 15:17

A hibrid munkavégzés elterjedésével a dokumentumkezelésben is felgyorsult a digitális átalakulás. A legtöbb munkahelyen vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál pedig csak papíralapú a teljes folyamat. A Canon Hungária Kft. online felméréséből megtudtuk a hazai dokumentumkezelési szokásokat és elvárásokat.

Az elmúlt időszakban sok munkahelyen most először jelentek meg olyan fogalmak mint a hibrid- vagy éppen a távmunka, amelyhez a digitális megoldásoknak is nagyon rövid idő alatt alkalmazkodnia kellett. Közben a vállalkozások továbbra is számos kihívással találkoznak mindennapokban a dokumentumok kezelésével kapcsolatban, legyen szó akár az archiválási folyamatokról, a GDPR-kompatibilis adatkezelésről vagy éppen egy korábbi papíralapú szerződés előkereséséről. A Canon online felmérésének célja az volt, hogy feltérképezze a szokásokat, a legnagyobb problémákat és legfontosabb elvárásokat a dokumentumkezelés területén.

 

Papír kontra digitális

A járvány hatására a legtöbb esetben nem változott az eszközhasználat a dokumentumok kezelése során. A válaszadók többsége, közel 70% naponta minimum egyszer, de 17% is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A legtöbb munkahelyen a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat (76%). A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában, 11,5 százaléknál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés. A felmérés kitért a fenntarthatóság kérdésére is: ez alapján a válaszadók közel 90%-a tartja fontosnak az észszerű papírhasználatot és az energiahatékony munkafolyamatok kialakítását.

 

 

Az elveszett dokumentum a legnagyobb frusztráció

A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okoznak fejtörést: 41% a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként a mindennapi munkavégzés során. A második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el (36%) főként akkor, ha ezeket vegyesen, tehát digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, és a munkatársaknak egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk. A felmérésben résztvevők közel 20 százaléka pedig kifejezetten a dokumentumkezelő eszközök nem megfelelő működését és hiányos funkcionalitását jelölte meg problémaként, valamint, hogy a kollégák ezért nem tudják zökkenőmentesen kezelni az eszközöket.

 

„A technológia legfontosabb szerepe, hogy hatékonyan segítse a munkát és ne akadályozza. Egy jó dokumentumkezelő rendszernek is olyannak kell lennie mintha egy digitális asszisztensünk lenne. A könnyű kezelhetőség, a különböző iparágak igényeinek megfelelő funkcionalitás, az egyszerű integrálhatóság, valamint a könnyű kereshetőség mind olyan tulajdonságok, amelyek nélkülözhetetlenek a mindennapi dokumentumkezelésben. A felmérés megmutatta, hogy a kis- és középvállalkozásoknál bőven van még lehetőség a fejlődésre, ezért segítünk nekik megtalálni a hozzájuk illő megoldásokat. Így növelhetik a hatékonyságot, csökken a hibalehetőség, és a kollégák az igazán fontos feladatokra koncentrálhatnak” – mondta Winkler Zsolt, a Canon Hungaria B2B marketing vezetője.

 

Megbízhatóság, gyorsaság és hibrid funkciók

Nem meglepetés, hogy a válaszadók többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartja fontosnak, de az igen, hogy a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés, mint fontos szempont, csak keveseknél (10%) merül fel, ha a dokumentumkezelésről van szó. Sokkal többen (26%) jelölték meg– valószínűleg a közelmúlt történései miatt is – a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, tehát hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek. 

 

Új dokumentumkezelő rendszer bevezetése esetén pedig a legfontosabb szempontok a könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer (38%), az integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel (30%), valamint a költséghatékonyság (8,5%).

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Idén is a „Bajnokok" között a Schneider Electric

Zsinórban az ötödik évben kapott „Champion", vagyis „Bajnok" minősítést a Schneider Electric a Canalys kutatócég „Titans Channel Leadership Matrix" elemzésében. A vállalat az értékesítési csatornái folyamatos fejlesztése iránti elkötelezettségével, valamint a bevezetett programokkal és a partnereit támogató eszközökkel érdemelte ki az elismerést.

2024. március 29. 10:48

Fényes jövő vár idén az adatközponti szektorra

Saját átalakulási folyamaton megy keresztül az adatközpontok piaca, amely magába foglalja a legmodernebb technológiák használatát a műveletek és az erőforrások elosztásának optimalizálása, valamint a biztonsági protokollok javítása érdekében. 

2024. március 28. 19:05

Országszerte elérhetővé válik a Netrevalók program

A Netrevalók program sikeres tavalyi indulása után idén az Informatikai és Könyvtári Szövetséggel kötött megállapodással országos szintűvé válik a kezdeményezés, és 27 fővárosi könyvtár mellett 48 vidéki intézmény is csatlakozik a programhoz. Így összesen már 45 településen lesz elérhető a generációk digitális edukálását célzó program. A digitális infrastruktúra fejlesztése érdekében a Magyar Telekom a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár és az Informatikai és Könyvtári Szövetség részére 100- 100 darab monitort adományoz a programban résztvevő könyvtárak számára.

2024. március 28. 11:50

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Megvannak az IAB 2023-as Legjobb szakdolgozat pályázatának nyertesei

2024. március 25. 15:50

A 2024-es év fordulópont lehet az IT munkaerőpiacon?

2024. március 20. 10:09

Nők az informatikában – Számít a nemek aránya a munkahelyen?

2024. március 12. 20:53

Szemünk előtt zajlik az e-kereskedelem mohácsi csatája

2024. március 6. 13:05